Kako si razporediti čas in se izogniti motenju | Nasveti za osredotočenost | Orodja za produktivnost za učinkovito upravljanje časa

Dwight Eisenhower.



34. predsednik ZDA.

Vrhovni poveljnik zavezniških sil v Evropi med drugo svetovno vojno.



Človek, ki je sprožil programe, ki so privedli do ustanovitve NASA-e, interneta in meddržavnega avtocestnega sistema.



Zaseden moški.

In sodeč po njegovih dejanjih - človek, ki je naredil učinkovita in produktivna uporaba časa.

Najbolj znana strategija produktivnosti, ki jo uporablja Eisenhower, se imenuje Eisenhowerjeva škatla, ali moderna različica - Prednostna matrika.



Preprosto orodje za sprejemanje odločitev, matrika prednostnih nalog vam omogoča, da motnje držite v bližini, hkrati pa se osredotočate na najpomembnejše naloge tega dne.

The prednostna matrika vam omogoča:

  • Prepoznajte na hitro, kaj je treba storiti.
  • Premakni naloge glede na to, kako pomembno ali nujno.
  • Imeti pregled na to, kje morate kratkoročno in dolgoročno usmeriti svojo pozornost.
  • Ostani na vrhu vseh seznamov opravil.

Tukaj prenesite visokokakovostno različico matrice Eisenhower za tiskanje.



Kliknite tukaj za ogled videoposnetka YouTube Kako določiti prednostne naloge

Kliknite tukaj za ogled Orodja za produktivnost za upravljanje s časom


Kaj je
Prednostna matrica?

prednostna matrika-majhna

Kliknite sliko za natisljivi Matrix Worksheet



Prednostna matrica ima dve dimenziji - prva je pomembnost (pomembno / nepomembno), drugi pa je nujnosti (nujno / ne nujno).

Vsaka naloga je razvrščena glede na te kvadrante in nato obravnavana glede na kvadrant, ki jim pripada.



Vse naloge so razdeljene na te 4 kvadrante:

  • Pomembno in nujno
  • Ni nujno in pomembno
  • Ni pomembno in nujno
  • Ni pomembno in ni nujno

Kvadrant 1 - Pomembno in nujno

Učenje osredotočite se na najnujnejše je ključ do uspeha.

Učenje upravljanja s svojim časom - to je tisto, kar ločuje uspešne od tistih, ki se s časom ujamejo. Gre za naloge, ki imajo rok in visoko donosnost naložbe.

Samo opraviti morajo!

Očitno moramo naloge v tem kvadrantu opraviti, ker so pomembne, najprej pa jih moramo opraviti, ker so nujne. Običajno bi morali te naloge opraviti, če nam primanjkuje časa.

Včasih nimamo izbire, a dopuščanje stvari do te točke negativno vpliva na našo uspešnost in kakovost življenja.

  • Pomembni roki - Če se vaše podjetje pripravlja na predstavitev izdelka, morate takoj opraviti vse naloge, povezane z lansiranjem.
  • Krize - Življenje je polno nepričakovanih presenečenj. Obstajajo situacije, ki jih niti s predvidevanjem ne bi mogli načrtovati. Kaj se šteje za krizo? Kakršne koli naloge, ki so časovno ključne s pomembnimi posledicami.
  • Družina - Če ste starš, bi morala biti v tej kategoriji kakršna koli predstava ali igra, v kateri sodeluje vaš otrok. Še posebej, če je potrebna priprava (na primer potovanje čez noč).
  • Priprave v zadnjem trenutku - V ta kvadrant lahko spadajo pregled, ki požre vašo pozornost, predstavitev, ki se je pokazala hitreje, kot je bilo pričakovano, ali nepričakovana poslovna priložnost.

Nevarnost je v tem, da mislimo, da veliko stvari spada v to kategorijo, če pa ne, bi dejansko spadale v to kategorijo nujno in ni pomembno kategoriji.

Vprašajte se, ali je naloga nujna in pomembna. Vsaka naloga, ki ima finančne posledice za vaše podjetje, bo imela prednost pred poizvedbo o storitvah za stranke.

eisenhowerjeva matrikaKvadrant 2 - pomemben in ne nujen

Naloge obravnavamo v tem kvadrantu po reševanje nalog v kvadrantu 1.

Naloge v kvadrantu 2 niso nujne, vendar vseeno zahtevajo pozornost. Če jih ne upoštevamo, se premaknejo v Kvadrant 1. Bolje je, da se teh nalog lotite, preden postanejo nujno in pomembno.

Zakaj?

Ker imamo pri nalogah Quadrant 1 dve težavi - časovno so vezani, kar lahko povzroči stres in skrbi ter vpliva na kakovost našega dela.

  • Mondane Tasks - Priprava tedenskih poročil je naloga, ki jo lahko razumemo kot vsakdanjost. Lahko jih odložimo za pozneje. Če ne naredimo ničesar, čez teden to nalogo bo postalo pomembno in nujno. Za takšne naloge pripravite načrt, s katerim se boste pravočasno spopadli z njimi.
    Ta načrt lahko vključuje korake, kot je zbiranje podatkov, povprašajte kolega za mnenje, napišite osnutek, uredite osnutek, ga pošljite šefu, določite čas za predstavitev in ga predstavite.
  • Zdravje - Prehranjevanje zdravo in gibanje sta ključnega pomena za vaše zdravje. Ne čakajte, da vam bo zdravnik postavil diagnozo.
  • Odnosi - Moj prijatelj Jordan Harbinger govori o kopanje vodnjaka, preden ste žejni. Naložite v kakršen koli odnos, preden morate to osebo poklicati za uslugo.
  • Razvoj samega sebe in počitek so v nujni kategoriji, vendar so zelo pomembni.

Če ne bomo poskrbeli za naloge v kvadrantu 2, se bomo znašli v situaciji, ko nam primanjkuje časa. Rezultat - poudarjeni smo, delamo pozno ponoči in ustvarjamo slabe rezultate.

Torej, Kvadrant 2 (pomemben in ne nujen) si zasluži resno pozornost.

q3 matrica eisenhowerjaKvadrant 3 - nujno in nepomembno

To je najbolj varljiv kvadrant. Zakaj bi se navsezadnje mučili z nalogami, ki niso pomembne?

Zakaj so te naloge nujne? Velikokrat nas drugi ljudje poskušajo prisiliti, da se spopademo s temi nalogami.

So časovni roparji. Način za zmanjšanje te težave je preprosto zaščititi svoj čas.

Če na primer nekdo vztraja pri neposrednem pogovoru z vami in to pomeni, da morate potovati iz svoje pisarne - ugotovite, zakaj je ta sestanek tako nujen. Mogoče lahko namesto tega pokličete in morda bo ta oseba prihodnji teden na vašem območju.

Obstajajo moteči dejavniki, ki skačejo pred nami in govorijo: 'bodite mi pozorni', to so požari, ki vam ne bodo prav mar, če bodo zgoreli.

  • Socialni mediji je eden največjih krivcev, ki moti našo pozornost. Zastopstvo morate imeti v družabnih omrežjih, vendar omejite svoj čas, razporedite svoje objave in, če lahko, povabite koga drugega, ki bo vodil vaše poslovne socialne račune.
  • Prijatelji, ki prosijo za usluge - Situacije, preoblečene v izredne razmere, lahko v resnici počakajo na vašo pozornost. Pri discipliniranju bodite disciplinirani št za tisto, kar se zdi lažni alarm.
  • Socialne aktivnosti - Zmerno družbene dejavnosti (slovesnosti, zabave, srečanja) dodajajo ravnovesje našemu grozljivemu sodobnemu življenju. To so naloge, ki jih verjetno ne bi smeli opravljati, razen če imate kaj drugega.

Ne trošite svoje energije za naloge, ki niso nujne in niso pomembne - zapravili vam bodo čas.

V tem primeru - v vašem interesu je, da si izberete hobi ali navado, ki vam bo dolgoročno koristila. Meditirajte, telovadite, učite se novega jezika ali instrumenta - vsega, kar vas spodbuja in zanima.

q4 matrica eisenhowerja4. kvadrant - ni nujno in ni pomembno

Naloge v tem kvadrantu lahko postanejo resne izgube časa. Ko prepoznate nalogo v tem kvadrantu, jo poskusite preklicati. Če ga ne morete popolnoma odpraviti, poskusite čim bolj zmanjšati čas, ki ga porabite za to nalogo. Začnite vzdrževati seznam 'ne-opraviti' in se izogibajte polnjenju časa z nalogami, ki v vašem dnevu nimajo pravega namena.

  • Netflix - Gledanje televizijskih oddaj in filmov na spletu se zdi prijetna motnja. To so zapravljanje časa ki niso načrtovani. Spremljajte si, koliko časa porabite za naloge, ki niso nujne in niso pomembne.
  • Messenger in pošiljanje sporočil SMS - Če je to mogoče povedati s hitrim telefonskim klicem, raje prihranite čas in ne pošiljajte več besedilnih sporočil naprej in nazaj.

Če so vse vaše naloge v tem kvadrantu - čestitamo, živite prosti čas!

Zdaj to za večino od nas ni realnost. Vendar - naloge, ki jih uvrščamo med nujne in nepomembne, je najlažje dokončati. Njihovo izpolnjevanje nam daje občutek dosežka.

Pazljivo spremljajte vsak kvadrant. Po potrebi - vsako glavno nalogo razdelite na podopravila.

Naloge začnite pravočasno, tudi če zdaj niso videti nujno. V nasprotnem primeru boste porabili veliko truda z vprašljivimi rezultati…. če ostanete na vrhu svojih nalog, boste dosegli dobro delovanje, hkrati pa ohranili kakovostno življenje.

Uporabni grafikon je grafikon dnevnih dejavnosti upravljanja časa v kombinaciji z matriko prioritet. Lepota prednostne matrice je, da je veliko teh nalog mogoče zamenjati, odvisno od letnih časov.

Ne pozabite - kar je pomembno, je redko nujno in kaj nujno je redko. -Dwight Eisenhower

Kako narediti svojo prednostno matriko?

Tukaj prenesite visokokakovostno različico matrice Eisenhower za tiskanje.